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Bilan de l’évaluation de l’efficacité des systèmes d’assurance qualité des collèges québécois

3 février 2015 Collégial

La Commission d’évaluation de l’enseignement collégial a produit un rapport, tel que convenu dans la phase de validation auprès de quelques collèges, afin d’ajuster le processus d’audit pour en assurer la réussite.

Le rapport Bilan de la phase de validation – Évaluation de l’efficacité des systèmes d’assurance qualité des collèges québécois a été publié en janvier 2015.

Dans le cadre de cette phase de validation afin d’ajuster le processus d’audit pour en assurer la réussite, la Commission a sollicité la contribution de différents intervenants, dont une experte internationale, Geneviève Le Fort de l’Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité, et des intervenants de 4 collèges volontaires :

  • le Cégep Marie-Victorin
  • le Cégep de Sainte-Foy
  • le Collège Shawinigan
  • le Collège André-Grasset

Le rapport couvre plusieurs thèmes, des constats et des actions sont associés chacun des thèmes.

Thèmes

Constats

Actions

Planification de l’opération et échéancier

La souplesse dans la gestion du calendrier initial a été appréciée de la part des collèges.

Le respect du calendrier de dépôt des rapport d’autoévaluation est important pour la Comission.

Les collèges de la phase de validation ont exprimé le besoin de recevoir rapidement une rétroaction écrite au terme de la visite.

Ajuster le calendrier du premier cycle d’audit.

Fixer une date unique de dépôt du rapport d’autoévaluation par vague à la fin de la session précédant la visite.

Fournir rapidement une rétroaction écrire aux collèges de la vague A sur les principaux constats découlant de la visite d’audit.

Document Orientations et cadre de référence

Le document de référence est de qualité, mais les attentes ainsi que certains éléments gagneraient à être clarifiés et précisés.

Réviser le document de référence afin de clarifier les attentest et bonifier l’annexe D pour accompagner les collèges dans la production de leur rapport d’autoévaluation.

Actualiser le contenu des formations des collèges pour préciser certaines attentes.

Bonifier la foire aux questions pour clarifier les attentes.

Formation et soutien des collèges

Les formations individualisées sont utiles et permettent les échanges, mais elles ne sont pas assez pratiques et concrètes.

Le soutien et l’accompagnement sont importants.

Actualiser le contenu de la formation individualisée des collèges.

Organiser des formations de groupe par vagues de collèges (à partir de la vague D).

Publier le calendrier du premier cycle d’audit.

Formation et soutien des experts

Il est important d’assurer une formation qui prépare adéquatement les experts à assumer leur rôle et leurs responsabilités.

Développer un atelier sur l’analyse du rapport d’autoévaluation pour la formation des experts.

Offrir des sessions annuelles de formation continue aux experts.

Expérimenter une formule de rencontre préparatoire qui permettrait des échanges avant la première journée de la visite.

La démarche et le rapport d’autoévaluation

L’exercice est jugé utile pour définir le système d’assurance qualité institutionnel ainsi que pour mobiliser le milieu au regard des mécanismes mis en œuvre.

Les paramètres suggérés pour la production du rapport sont aidants et la latitude qu’ils laissent aux collèges est appréciée.

L’ampleur de la tâche et le délai serré pour la production du rapport d’autoévaluation ont constitué des défis pour les collèges valideurs.

Travailler à la clarté et à la précision des attentes.

Bonifier l’annexe D du document de référence.

Analyse du rapport d’autoévaluation

La diversité des rapports reçus est intéressante et la démonstration est cohérente avec le changement de paradigme.

L’outil d’analyse est efficace pour guider l’analyse en fonction des critères retenus.

Le travail en mode numérique a été apprécié, malgré certaines difficultés d’utilisation.

L’ampleur de la tâche et le délai serré pour l’analyse des rapports d’autoévaluation ont constitué des défis pour les comités de visite.

Travailler à la précision et à la clarification des attentes.

Fixer une date unique de dépôt des rapports d’autoévaluation pour chaque vague.

Offrir la possibilité aux experts d’obtenir une copie papier du rapport d’autoévaluation au besoin.

La préparation de la visite

Le soutien offert par la Commission est apprécié et l’organisation logistique de la visite constitue un processus éprouvé.

Les objectifs des rencontres avec les différents groupes sont à préciser et à communiquer.

Élaborer un guide de préparation de la visite à l’attention des collèges.

Visite

La visite remplit son objectif de mettre en contexte le contenu du rapport d’autoévaluation et de compléter l’information.

L’ambiance lors de la visite, la participation du personnel, la qualité des échanges et la rétroaction au terme de la visite sont soulignées comme des points forts.

L’horaire de la visite est à revoir sous différents aspects : réunion préparatoire du comité, groupes rencontrés, temps alloué, etc.

Les questions posées lors de la visite sont à retravailler.

Ajuster l’horaire de visite en revoyant les groupes rencontrés, leur composition ainsi que le temps alloué aux rencontres aux différentes étapes de la visite.

Travailler sur les questions afin qu’elles soient bien adaptées au changement de paradigme et aux groupes rencontrés.

Les actions présentées pour chaque thème à l’étude sont reprises dans un plan d’action qui précise l’échéancier de leur mise en œuvre. Le plan d’action est disponible en annexe du rapport.

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